Zapraszam na stronę www.liwerbeg.pl
06 kwietnia 2023
Biura rachunkowe to instytucje, które posiadają dostęp do wielu poufnych informacji finansowych swoich klientów. W związku z tym, ochrona danych osobowych jest kluczowym aspektem ich pracy. Jakie wymagania trzeba spełnić i jakie narzędzia wykorzystać, aby chronić prywatność swoich klientów?
Zgodność z przepisami
Pierwszym krokiem do ochrony danych osobowych w biurach rachunkowych jest zgodność z przepisami prawa. W Polsce obowiązują przepisy ogólne oraz te, które dotyczą specyfiki pracy biur rachunkowych.
Ważnym aktem prawnym w tej dziedzinie jest Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, znane jako RODO. Wprowadza ono wiele wymagań dotyczących zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych. Biura rachunkowe powinny dostosować swoją politykę prywatności i zasady przetwarzania danych osobowych do wymagań RODO.
Innym ważnym aktem prawnym jest ustawa o ochronie danych osobowych. Wymaga ona od biur rachunkowych m.in. wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych, przeprowadzenia oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych.
Dostosowanie systemów informatycznych
Właściwe zabezpieczenie danych osobowych w biurach rachunkowych wymaga stosowania odpowiednich środków technicznych. Oznacza to, że systemy informatyczne używane w biurze rachunkowym powinny być dostosowane do wymagań ochrony danych osobowych.
Najważniejsze narzędzia to między innymi:
- Szyfrowanie danych osobowych przechowywanych na serwerze biura rachunkowego
- Przeprowadzanie regularnych kopii zapasowych danych, w celu zabezpieczenia przed ich utratą
- Instalowanie antywirusów i programów zabezpieczających przed atakami hakerskimi
- Korzystanie z systemów identyfikacji i uwierzytelnienia, które ograniczają dostęp do poufnych informacji tylko do uprawnionych pracowników
- Świadomość pracowników
Ważnym elementem ochrony danych osobowych w biurach rachunkowych, jest
świadomość pracowników. Wszyscy pracownicy biura powinni być świadomi konieczności ochrony danych osobowych i znać zasady ich przetwarzania. Warto organizować szkolenia dla pracowników.
Odpowiednie dokumentacja
W biurze rachunkowym trzeba zadbać, aby wdrożyć:
- Polityki ochrony danych osobowych
- Analizę ryzyka
- Rejestr czynności przetwarzania oraz kategorii czynności przetwarzania
- Umowy powierzenia danych osobowych
- Upoważnienia dla pracowników
- Oświadczenia o poufności dla pracowników
Potrzebujesz pomocy? Zapraszam do kontaktu - doradzę, pomogę, wycenie usługi.